聯(lián)科網(wǎng)絡(luò)辦公
案例簡介針對企業(yè)辦公過程中存在的各類問題，我們將新聞、文件、電子郵件、消息提醒、會議、流程、督辦工作這些企業(yè)日常職能進行...
解決方案 / 系統(tǒng)應(yīng)用
辦公自動化
現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營管理中，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，面對越來越快的節(jié)奏，越來越多的信息。企業(yè)需要管理更加靈活的辦公信息，員工需要面對更加復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理，由傳統(tǒng)工作方式向智能化工作方式轉(zhuǎn)變，選擇適用的辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，下稱OA），是企業(yè)適應(yīng)這一變化必經(jīng)的過程。
通過OA系統(tǒng)的應(yīng)用規(guī)范工作流程，完善公司管理，為科學(xué)決策、監(jiān)控管理及時匯總管理數(shù)據(jù)；OA系統(tǒng)能更好的實現(xiàn)異地辦公管理、團隊協(xié)作管理等復(fù)雜的管理活動。通過OA系統(tǒng)企業(yè)能有效消除企業(yè)內(nèi)部的信息孤島，建立有效的辦公自動化環(huán)境，保障信息傳遞順暢、資源充分利用；將部分工作E化，使員工從繁鎖的手工處理、重復(fù)勞動中解脫，提高辦公效率，降低辦公成本。
同時，OA是企業(yè)信息化應(yīng)用中基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)之一，OA業(yè)務(wù)與實際工作貼近，簡單易用，容易實施，而且實施效果直接、明顯。通過OA的應(yīng)用能有效推動企業(yè)整體信息化水平的提升，為實施更加復(fù)雜的ERP、CRM等系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。
面臨的問題
從企業(yè)管理角度，企業(yè)管理過程中信息傳遞方式繁瑣，人為因素對工作質(zhì)量影響較大，難于提高管理水平；管理層不能隨時隨地的掌控企業(yè)的運行狀態(tài)，缺少對決策的支持，進行決策時缺少全面及時的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對管理現(xiàn)狀進行分析時缺乏科學(xué)依據(jù)。
從部門協(xié)作角度，行政工作具有職能分散、涉及面廣等特點，很多企業(yè)存在辦公流程無統(tǒng)一標準，工作成果分散，不易量化成果和追究責任等問題，至使辦公成本居高不下、部門間協(xié)作性差、資源浪費等現(xiàn)象，企業(yè)資源得不到有效利用。
從員工執(zhí)行角度，工作中缺乏統(tǒng)一規(guī)范，企業(yè)的各種表單、文件、合同等格式不統(tǒng)一，各類數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，存在嚴重的“數(shù)據(jù)孤島”，員工只能在沒有固定的標準的情況下使用，造成各類辦公數(shù)據(jù)混亂；辦公效率很難提高：文件、印章、辦公用品、車輛等基礎(chǔ)的工作辦公人員要花費大量精力進行協(xié)調(diào)、溝通、記錄、統(tǒng)計等工作，使工作人員陷入繁瑣和重復(fù)性工作中無法快速提高工作效率。
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解決方案
針對企業(yè)辦公過程中存在的各類問題，我們將新聞、文件、電子郵件、消息提醒、會議、流程、督辦工作這些企業(yè)日常職能進行更好地整合，在企業(yè)內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的平臺，提高信息在企業(yè)內(nèi)部的流通速度，實現(xiàn)資源的合理共享。
系統(tǒng)從使用者角度將辦公自動化軟件劃分為框架、個人工作層、公司工作層和輔助工作層四個部分，為員工提供簡捷的事務(wù)處理系統(tǒng)，完全體現(xiàn)了個人辦公空間。同時也形成了完整的公司工作層信息平臺，強大的統(tǒng)計、分析功能配以靈活的輔助溝通工具，將企業(yè)信息流實現(xiàn)完美的整合。
通過OA系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的信息化辦公平臺，進行工作流、信息流和知識流的整合管理。實現(xiàn)：部門業(yè)務(wù)的電子化、規(guī)范化、自動化；文件流轉(zhuǎn)管理及審批流程；企業(yè)內(nèi)部信息資源的有效利用和管理；數(shù)據(jù)、公文電子交換；真正實現(xiàn)協(xié)同辦公，快速提升整體辦公效率和競爭力。實現(xiàn)公司日常辦公的全面信息化，促進整體辦公效率的提升。
系統(tǒng)特點
靈活的權(quán)限管理
系統(tǒng)提供了對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中精確到每一個頁面、每一個菜單甚至每一個按鈕的控制，并根據(jù)業(yè)務(wù)分工抽象出各種權(quán)限角色，通過與用戶的靈活匹配達到權(quán)限的任意客制成為可能。另外在權(quán)限的基礎(chǔ)上可以任意指定用戶的操作公司或部門范圍，使集團型的企業(yè)管理人員跨企業(yè)、部門管理在技術(shù)上得以實現(xiàn)。
高度集成的信息流
公文管理、新聞管理能及時向員工發(fā)布企業(yè)信息；即時通訊工具、企業(yè)論壇、內(nèi)部郵箱使員工與主管、員工與員工之間順暢溝通；提醒、日程安排及時、準確傳達工作信息。
工作平臺場景化
除了對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作層提供了詳細的管理頁面外，系統(tǒng)還對企業(yè)各用戶層按工作職責定義了不同的個性化頁面，為不同的用戶層提供了集成的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，而且在自身的權(quán)限范圍內(nèi)可以自行添加根據(jù)工作愛好的管理入口，成為系統(tǒng)的管理駕駛艙。
系統(tǒng)功能組合應(yīng)用
用戶可以選擇其中部分業(yè)務(wù)功能組合成自己需要的OA系統(tǒng)。不必全部實施，使用者完全可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要量身客制自己的OA系統(tǒng)。
輕松實現(xiàn)功能擴展
在OA系統(tǒng)基礎(chǔ)上實現(xiàn)與CRM、營銷管理、采購管理、項目管理等擴展應(yīng)用，而不必考慮平臺、數(shù)據(jù)接口等限制。
個人工作層
主要管理幫助企業(yè)實現(xiàn)員工辦公管理自動化，提升工作效率，促進管理升級。個人辦公系統(tǒng)內(nèi)容包括：提醒、呼叫、工作流轉(zhuǎn)、日程安排、通訊錄、交流區(qū)、個人信息、工作匯報、常用鏈接等。
1.提醒：系統(tǒng)自動發(fā)送個人工作相關(guān)提示信息；通過提醒處理相應(yīng)工作，為將其設(shè)為待辦工作，也可刪除至回收站，對已讀未讀提醒信息區(qū)別顯示；系統(tǒng)可自動分類、按時提醒。
2.呼叫：實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部離線通信的重要工具。不但支持多附件，而且支持備份功能，同時可以引用企業(yè)通訊錄、系統(tǒng)自定義組、用戶自定義組、最近聯(lián)系歷史等，使企業(yè)點對點或點對多點通信快速便捷。
3.工作流轉(zhuǎn)：員工可看到自己的待審批工作，提出的工作和處理的工作等。系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，對實際工作的工作流執(zhí)行情況進行E化客制，可以自行設(shè)置每個節(jié)點、調(diào)整順序、對節(jié)點的控制者進行按人員、崗位、層級多種方式設(shè)定，而且在每一節(jié)點可以設(shè)定簡單條件進行邏輯運算輔助工作流的進行，使企業(yè)的協(xié)同工作可以通過計算機系統(tǒng)突破時間、空間的限制得以實現(xiàn)。
4.日程安排：員工設(shè)置個人日程安排及提醒周期，區(qū)分重要事項、會議、外出、紀念日等不同類型，到期安排系統(tǒng)自動提醒；根據(jù)需要可設(shè)置“附加人員”，為相關(guān)人員填寫日程；日歷視圖查詢，操作更加直觀；
5.通訊錄：記錄公司的通訊錄信息，方便查詢并具有導(dǎo)出功能。
6.交流區(qū)：提供給員工的一個交流平臺，提供給公司的一個知識平臺，通過該平臺可以互相交流心得和發(fā)表自己的意見和見解。
7.個人信息：員工可查看自己的個人檔案，并可對自己的聯(lián)系信息進行及時更新。
8.工作匯報：員工可隨時記錄自己的日報、周報，并可向上級匯報，部門負責人還可以記錄自己部門的周報上報給公司。
9.即時通：即時通是OA系統(tǒng)之外的一個強大的輔助工具，它不僅僅是企業(yè)級即時通信平臺，保證用戶通過網(wǎng)絡(luò)適時進行交流，降低企業(yè)通信費用，提升企業(yè)內(nèi)部溝通效率，更對OA各子系統(tǒng)進行高度的集成。通過即時通可實現(xiàn)在線實時對話、多人會話、發(fā)送附件、發(fā)送離線消息等功能，并提供了系統(tǒng)呼叫、提醒向用戶的主動推送服務(wù)，使用戶之間的信息和系統(tǒng)的提醒監(jiān)控信息可以實時傳遞到用戶手中。
公司工作層
包括公共信息、新聞中心、公文管理、規(guī)章制度、會議管理、車輛管理、行政管理和費用申報管理。同時可拓展到人力資源管理內(nèi)容，如人員考勤、員工生日提醒、合同到期提醒、試用期到期提醒、退休提醒等。
1.新聞中心：能方便的實現(xiàn)公司日常新聞發(fā)布和管理，可進行新聞欄目設(shè)置、專題設(shè)置、新聞管理、新聞審核重要新聞下發(fā)、焦點新聞固定位置以及多項用戶可個性化應(yīng)用功能等。
2.公文管理：用于處理企業(yè)內(nèi)部的各種公文信息?？蓢栏窨刂乒膫鬟f，實現(xiàn)公文的標準化、流程化，相對于傳統(tǒng)的公文處理提高了處理效率和準確性。包括公告模版管理、簽發(fā)單位印章管理、公告管理和公告審批等。
3.會議管理：用電子化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的手段實現(xiàn)會議的管理和調(diào)配，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)完全電子化的會議申請、會議計劃、會議通知、會議變更、會議簽到、會議紀要、會議督辦以及會議文件的存檔和查詢統(tǒng)計等功能，并可對會議的各項內(nèi)容進行督辦。
4.印鑒管理：該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)對印鑒的各項管理。員工可以通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺對需要加蓋的印章提出申請，經(jīng)過相關(guān)責任人和審批人審批通過后到辦公室蓋章，辦公室會對詳細內(nèi)容存檔備查。
5.辦公用品管理：對日常辦公用品進行簡單的庫存及使用情況管理。包括辦公用品基本信息、入庫管理、領(lǐng)用記錄和借用記錄。
6.檔案管理：檔案管理子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對通用于文書、科研、會計、聲像、實物等各類檔案和資料的自動化管理工作。該系統(tǒng)集檔案歸檔、查詢檢索、檔案借閱和查閱、檔案銷毀、信息發(fā)布等多功能于一體，有序地組織檔案管理的整個管理過程，并實現(xiàn)企業(yè)總部、下屬企業(yè)、部門檔案的集中化存儲和檢索，實現(xiàn)對企業(yè)檔案進行統(tǒng)一、標準化管理。
7.車輛管理：對車輛的使用及繳費情況進行管理。包括車輛檔案、維修記錄、油耗記錄、車輛繳費和出車記錄。
8.證照管理：該系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的工商執(zhí)照、以及各種資質(zhì)進行全面有效的管理，從而防止在手工管理過程中常常由于人為疏忽而造成證照丟失、證照過期、證照失效等各種損失。該系統(tǒng)可以對企業(yè)各種類型的證照的登記、變更、注銷、年檢等各種業(yè)務(wù)進行全面管理，具有各種預(yù)警提醒功能。
9.執(zhí)行督辦：執(zhí)行督辦子系統(tǒng)是為了確保將企業(yè)的重要決策能夠更好地貫徹落實，而對各項事件的指令下達、執(zhí)行情況及評價進行全程地跟蹤和督辦。該系統(tǒng)運用了大量的提醒功能，指令下達人、執(zhí)行人、督辦協(xié)調(diào)人均能及時收到相應(yīng)提醒，并及時對相關(guān)情況進行反饋溝通，從而能夠大大提高工作效率和團隊執(zhí)行力。
10.通訊費用管理：通訊費用管理子系統(tǒng)可以通過記錄企業(yè)各部電話的實際發(fā)生費用的情況，進行橫向和縱向地分析，既可根據(jù)期間趨勢分析，也可以對某一部電話進行對比分析，還可根據(jù)費用異常情況做出相應(yīng)的處理，以避免或減少企業(yè)的電話費用資源的浪費。
11.生日賀卡：可以設(shè)置不同類別的電子賀卡，指定發(fā)送時間和接收人，系統(tǒng)將自動把賀卡以及福祝發(fā)送給員工。
12.征求意見：系統(tǒng)不僅可以征求意見，還可以對某一決議進行表決，實際工作中，征求意見完全可以配合其它業(yè)務(wù)流程共同使用。管理員在后臺可以對各項議題的意見結(jié)果進行匯總、統(tǒng)計。
13.請款報銷：請款報銷管理功能將對資金申請、資金審批、資金安排、請款支付、報銷申請、報銷審核、報銷記賬等各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一管理，并可由主管、財務(wù)主管等多級審批，管理者可以對請款和報銷情況進行匯總、統(tǒng)計。
14.無形資產(chǎn)：無形資產(chǎn)管理功能可以對企業(yè)的專利、商標、商譽等無形資產(chǎn)的登記、評估、轉(zhuǎn)讓、審核、續(xù)展、年檢等業(yè)務(wù)進行管理，并可以統(tǒng)計分析企業(yè)無形資產(chǎn)的情況。
15.合同管理：建立企業(yè)的合同管理檔案，記錄合同執(zhí)行、糾紛情況，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計查詢。
16.人力資源：對企業(yè)的人事信息進行管理，包括企業(yè)的組織架構(gòu)、職位信息、人事檔案信息、人事業(yè)務(wù)的相關(guān)處理、人事檔案的業(yè)務(wù)處理等，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計分析。
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